Warum ich Sunsama nutzen und du es lieben wirst

Ich fürchte, ich gehöre jetzt auch zu den Menschen, die sich immer neue Apps anschauen, um ihre Produktivität zu verbessern. Oder... warte... hm... vielleicht doch nicht? Ich liebe Apps, vor allem für den Mac. Wenn sie gut designed sind, klasse funktionieren und dabei ein Problem lösen oder mir das Leben leichter machen. Es geht dabei aber nicht unbedingt darum, meine Produktivität zu steigern (warum das mit der Produktivität sowieso eher so eine Lüge ist, schreibe ich mal wann anders auf). Gleichzeitig schaue ich mir gerne in den Bereichen, in denen ich unterwegs bin, neue Entwicklungen an. Und da ich privat als auch auf der Arbeit viele Projekte jongliere, ist alles rund um gutes Projektmanagemet, Tasks und Notizen ein wichtiger Bereich für mich.

Liebes Stuctured, dein Vorteil wird zum Nachteil

Ich habe vor einiger Zeit erzählt, dass ich die App "Structured" liebe - gerade weil sie mir hilft, meinen Tag gut zu strukturieren und ich meine täglichen ToDos und Habits einfach und in einer schönen Form planen und abhaken kann. Neu ist zudem auch das Tracking der Tagesenergie gekommen - eine wirklich gute Ergänzung in dieser wunderbaren App. Woran ich mich allerdings nicht gewöhnen kann ist, dass ich Tasks aus anderen Listen wie Todoist und co. nicht einfach so übernehmen kann. Der grosse Vorteil von Structured, dass es kein Clouddienst ist (abgesehen von der integrierten iCloud-Synchronisation) ist damit leider auch der grösste Nachteil dieser grossartigen App. Es gibt zwar einen Umweg, um meine Tasks aus Todoist über Apple Reminders und IFTTT. Der funktioniert aber nur dann, wenn ich bereits beim Anlegen eines Task in Todoist bereits weiss, dass und wann ich diesen in Structured benötige: die Synchronisation funktioniert nur bei neuen Tasks. Aber genau das ist der springende Punkt: wenn ich einen Task in Todoist anlege, dann weiss ich noch nicht ob und wann in diesen. Task durchführe; sonst würde ich ihn ja direkt in Structured anlegen.

Doppel-Moppel ist ineffizient und sinnlos

Ein weiteres - für mich noch größeres - Probleme erlebe ich jeden Tag im Büro: wir arbeiten im Team mit Jira. Zusätzliche habe ich für meine eigenen Tasks, die nicht in Jira leben (kleine ToDos, Unterstützung anderer Teams, Mentoring, etc.), ein weiteres Tool namens Meistertask. Dort lege ich auch jeden Tag meine Tages-ToDos ab. Ich mag Meistertask und ich mag Jira. So führt es dazu, dass ich teilweise Tasks in Jira auch in Meistertask anlege, da ich dort meinen Tag tracke. Das macht alles irgendwie keinen Sinn.

Deshalb muss ich etwas ändern. Das passt gut, denn ich bin vor einigen Tagen über die Sorte von Apps gestolpert, die genau das Problem lösen will: verschiedene Cloud-Dienste in einen "Über-Dienst" zu integrieren. Ich habe mir dabei unter Anderem Akiflow, Morgen und Sunsama angeschaut. Hängen geblieben bin ich schlussendlich bei Sunsama und habe mir nun das Jahresabo gelöst.

Alle Planungstools an einem Platz

Wer nur ein Tool für die Todo-Planung nutzt, wird Sunsama vielleicht nicht so viel abgewinnen können. Aber Sunsama bringt von Haus aus eine ganze Menge an Integrationen, welche es sehr attraktiv machen: Google Mail und Kalender (ja, E-Mails können einfach als Task in Sunsama gezogen werden), Todoist, Jira, Outlook, Github, Trello, Asana, Notion, Linear, Monday.com und ClickUp werden unterstützt. Damit ist eine ganze Menge an Projektmanagement-Tools abgedeckt. Für mich sind Jira- und Todoist-Integration ausschlaggebend. Damit kann ich meinen Workflow - sowohl geschäftlich als auch Privat vereinen und Meistertask ruhen lassen.

Aber Sunsama bietet deutlich mehr als "nur" ein Über-Task-Management zu sein. Die Idee dahinter ist, den jeweiligen Tag zu priorisieren, zu planen und dann fokussiert abzuarbeiten. Dazu wird in der Früh und am Abend ein Check-In und Check-Out angeboten. Inklusive einer kurzen Reflektion. Das passt dabei wunderbar in meine Morgen-Routine, von der ich berichtet habe.

Keine Meetings vor 9

Sturkturieren und Planen mit wenigen Klicks

Zur besseren Strukturierung bietet Sunsama sogenannte Channels an (eine Art von Label). Jeder Task kann einem Channel zugeordnet werden. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn die Planung für den Tag in wenigen Klicks in den Kalender wandern soll. Dazu legt man für jeden Channel Pläne an, welcher Channel an welchen Tagen von wann bis wann geplant werden kann. So lassen sich beispielsweise Arbeits-Tasks von Montag bis Freitag 9-16 Uhr und private Tasks Abends und am Wochenende festlegen. Wird ein Task automatisch in den Kalender übertragen, sucht Sunsama den Regeln entsprechend nach einem freien Platz.

Und last but not least ist auch die UI von Sunsama aufgeräumt. Es gibt neben der Task-Sicht die Kalender-Ansicht sowie zwei Siderbars - eine zum schnellen Filtern und Navigieren, die andere, um Tasks aus den Integrationen in die Timeline zu ziehen.

Wer gerne strukturiert arbeitet und sich dabei nach Zielen ausrichtet, wird sich ebenfalls über Sunsama freuen: man kann sich wöchentliche Ziele (die auch mehr als eine woche dauern können), denen verschiedene Tasks zugeordnet werden können. Das macht den Überblick über die Zielerreichung deutlich einfacher.

Wo ist der Haken?

Aber auch Sunsama ist nicht perfekt. Rein von der Art des Tools werden als Integrationen nur Cloud-Dienste unterstützt. Für noch nicht angebundene Tools hilft die neue Beta einer Zapier-Integration. Aber auch wesentliche Funktionen wie die Nutzung von iCloud-Kalendern oder auch nur iCal/WebDAV funktioniert leider noch nicht. Hier wird rein auf Google gesetzt. Last but not least würde ich mir Push-Nachrichten für Tasks wünschen, die eingeplant sind. Das geht leider nicht. Sunsama ist zudem auch nicht ganz günstig. Mit 16 Euro monatlich (bei Zahlung pro Jahr) gehört es zu den teureren Cloud-Tools.

TL;DR - wie ich meinen Tag mit Sunsama plane

Unterm Strich bin ich bisher sehr zufrieden mit Sunsama und werde es jetzt weiterhin als meinen Daily Driver benutzen - zusammen mit Jira und Todoist. Mein Workflow sieht dabei wie folgt aus:

• Die übergreifende Planung mit meinem Team erarbeiten wir in Jira - dort werden dieses Tasks auch priorisiert

• alle Tasks, (Arbeit und Privat), die nicht in Jira gehören oder zu klein dafür sind, packe ich in Todoist. Insbesondere landen dort auch die Tasks, die einem zwischen Tür und Angel in den Sinn kommen und sie nur eben auf dem Handy notiert.

• Jeden Tag ziehe ich mir in der Früh zu Arbeitsbeginn die Tasks für den Tag aus Todoist und Jira in Sunsama.

• Nun wird der Tag abgearbeitet 🙂

Ich fühle mich sehr wohl mit dem Setting. Wie seht ihr das? Kennt ihr Sunsama? Oder ist das Tool zu teuer und ihr arbeitet einfacher? Lasst es mich in den Kommentaren wissen.